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公司法务人员如何做好合同审核
2012-04-25 23:12:30   来源:   评论:0 点击:

公司法务需要对合同法非常熟悉,对公司的常见业务的合同文本有充足的研究和明确的认识,要对合同所涉及到的公司业务知识做到了解,才能根据实际情况审核合同,防范法律风险,并向公司高层提出可行的经营性建议:
一、与业务人员充分交流
公司法务人员在收到合同审核任务后,首先应当与合同业务人员进行交流。这样的交流对合同审核工作的帮助是多方面的。
业务员人员对合同的介绍:
1、合同紧急程度和重要性;
2、合同所涉业务是成熟模式还是首次尝试的说明;
3、对合同当事人情况的说明、谁是强势一方的判断;
4、合同谈判甚至是前期执行情况的介绍以及应要求提供的合同背景资料;
5、询问业务人员对合同内容的担心和疑问,
这些都会在不同程度上增进了法务人员对合同业务的了解,指明法务人员在其审核意见中需要重点分析和解决的问题,保证了最终的审核意见能够贴近业务实际。
二、检索以往相同或类似业务合同的审核档案:掌握续签优惠和避免重复签约
公司法务人员在审核合同时,可以在部门档案中检索以往相同或类似业务合同的审核档案。
1、如果是合同续签,检查本次续签的合同与原合同有什么区别,法务人员对原合同的法律意见是什么,送审单位是否采纳了法务人员的意见,若我方作为付款方,是否获得的了续签优惠;
2、如果不是合同续签,则要审查是否存在就同一业务重复签约的情况,是否违反原合同中关于排他性合作的约定。
检索以往相同或类似业务合同的审核档案,不单可以避免重复签约的情况,而且可以在本次审核意见中引用以往法务人员的工作成果,提高审核效率,稳定审核质量,体现审核意见的延续性,保证审核意见的一致性。
三、审查合同内容和流程的合规性
(一)合法性审查:对合同内容是否国家法律的审查;
1、当事人的名称或者姓名和住所;
(1)审主体:三证,特许经营,还要求对方有相应的资质、许可。
(2)审注册资本:对方是否有缔约能力?对方承担责任的能力如何?
(3)审经营范围:是否超过对方的经营范围?
2、标的:法律对该标的是否有特别的规定。禁止流通物?限制流通物?其他。
3、合同签订形式
看合同是否需要以招标、拍卖等特殊的方式缔结,尤其是一些建筑工程合同、土地出让合同和政府采购都可能涉及特殊的和创始签订方式。
(二)合规性检查:对合同的内容和流程是否符合公司的各项内部制度规定;
集团对主要业务和主要流程均有内部管理规定的,法务人员要注意对合同的合规性进行审查,要如熟悉法条一样熟悉企业的内部制度。
(三)实践性审查:对合同的各方面的实际操作性进行审查,以求贴合实际要求。
1、标的;
(1)约定要求详细、明确,做到指向对象具体,比如房屋买卖,食品卫生检疫。
(2)对合同标的为货物买卖的,一定要写明货物的名称、品牌、计量单位和价格.
(3)对合同标的是提供服务的,一定要写明服务的质量、标准或效果要求等。否则,一旦纠纷产生,往往就造成“合同约定不明”的状况。
2、数量:是否具体。计较单位是否明确。
3、质量:
(1)质量标准,具体,可行。
(2)验收方式,双方出具书面的验收材料等。
(3)质量保证,可以要求对方提供相应的保证。
对合同标的物符合国家各项标准(产品质量、卫生防疫等)的审查。这种审查主要是帮助企业对对方产品质量的一种表面化理解。企业不应该只相信对方提供的各类许可证和证件,而应根据对方提供的相关证件,通过电话咨询、委托异地审查或者实地考察等方式予以实际审核。
4、价款或者报酬:金额大小写规范,支付期限明确。逾期不履行的后果。
5、履行期限、地点和方式;
(1)期限地点方式是否明确,是否公平合理。
(2)履行方式一定要具有可操作性,
(3)不可抗力、合同保密、技术开发、根据实际情况都要有约定。
6、违约责任;需要对潜在的纠纷有较全面的预测,审查违约责任的是否与潜在的违约形态相对应,是否具有实践性。
7、解决争议的方法。是否有约定,约定是否对己方有利。由于我国的地方保护主义严重,往往宁可在其他条款上妥协,也要取得有力的管辖权的约定。
四、从企业内控的角度审查业务,从企业经营的角度提出建议
公司的法务部门是企业风险内控的职能部门。企业风险内控不单单是企业外部交易风险的识别和化解,也包括对企业内部违规违纪等事项的发现和追究。
在审核某工程项目的《施工合同》时,从业务人员的介绍中得知《施工合同》所涉工程已基本完工。据此,可以判断本工程项目明显存在合同倒签的非正常操作。审查人在审查意见中指出合同倒签直接违反了企业内部的规定,使得工程项目管理、工程造价管理、工程合同管理的功能大大降低,造成对项目实际操作人员的监督缺乏依据,容易引发纠纷和腐败行为。
外,若有可能法务人员也可以从企业经营的角度为合同业务提供改善建议。例如,在审核捐赠合同时,建议变直接捐赠为间接捐赠,采用向法律明确规定的社会团体捐赠并指明用途的方式,既实现了对特定对象的捐赠,又获取了税务机关认可的可以用于申报纳税扣除的捐赠收据。
资信调查:可以通过信函、电报、电话或者直接派人对对方资信情况进行调查,也可以通过使馆、对方所在地的工商管理部门、律师行、行业协会、合作过的伙伴等,了解其是否讲信用,有无支付能力和财产担保等。
五、合同原件的保管
合同的原件保管是非常重要的,这不但是合同的履行的必要条件,更是索赔的最直接最有力的原始证据。
如果企业把合同的原件弄丢,则会多企业索赔造成非常被动的局面,甚至会导致无法进行索赔。合同原件保管期限越长越好,最短不应少于合同履行完毕之日起2,因为民事纠纷诉讼时效为2年。对于重要的设备、工程安装、工程施工合同等等德保管期限至少应等于或大于它的使用年限。
六、重大合同:重点审核和管理。
1、一般地说,企业的重大合同主要有:
合作发展合同、企业购并合同、联营合同、独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、
涉及担保的合同、房地产开发与交易合同、金额巨大的购销合同等。
2、重大合同签订之前,应派遣考察团进行考察:
考察团:企业高级管理人员+主管负责人+专业技术人员+法律人士+财务人员等的综合组成。
考察内容:
1)对对方的各类证件、资质和财务报表等进行仔细的审查。;
2)去法院调查核实该企业是否存在诉讼案件,
3)去工商行政管理局调查核实该企业的年检注册和历年的奖罚情况,
4)去土地管理部门和房屋管理部门调查核实该企业是否存在不动产的抵押担保,
5)去税务局调查核实该企业是否存在拖延缴纳税费或者是否还有税费没有及时上缴情况,
6)去环保局调查核实是否存在严重污染环境的行为等。
当然,以上几个方面的调查核实,因合同的内容侧重也就不同。比如说,如果是合作发展项目,那么对缴纳税费的情况调查是必要的;如果是引进生产线,那么对该生产线的环保限制调查必须要详细化。如果是房地产项目合作开发,那么对该房地产项目的土地审批的相关手续是否齐全和是否设立过抵押担保的调查则要尽可能详细。
3、由于这些合同涉及到企业的重要经济利益,对企业的发展有着至关重要的影响,因此,在签订合同过程中,一定要把这些合同挑出来,做为合同的重点审核和管理对象,
从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程,都应有法律顾问部门的主要人员的参与,严格管理和控制,预防合同纠纷的发生,有效维护企业合法权益。

 

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